Resmî Yazışma Kuralları: GYS’de Dikkat Edilecek Ayrıntılar

Resmî yazışma kuralları, ezberlenecek ayrıntısı sınırlı olduğu için hazırlıkta en hızlı net kazandıran başlıklardan biri. Sorular genellikle belgenin bölümleri ve bu bölümlerin biçimiyle ilgilidir.

Belgenin bölümleri

Resmî bir belgede sırasıyla şu bölümler bulunur: başlık, sayı, tarih, konu, muhatap, ilgi, metin, imza, ek, dağıtım ve gerekiyorsa paraf ile iletişim bilgileri. Soruların bir kısmı doğrudan bu sıralamayı ölçer; bir kısmı ise bölümlerden birinin nasıl yazıldığını sorar.

En çok sorulan ayrıntılar

• Sayı. Belgeye verilen numara, kurumun kodu ve dosya planı numarasıyla birlikte yazılır.
• Tarih. Belgenin imzalandığı tarihtir; gün, ay ve yıl birlikte gösterilir.
• Konu. Belgenin içeriğini kısaca yansıtır ve belge içeriğiyle uyumlu olmak zorundadır.
• İlgi. Daha önceki bir yazıya atıf yapılıyorsa kullanılır; birden fazla ilgi varsa sıralanır.
• İmza. İmzalayanın adı, soyadı ve unvanı yer alır. Vekâleten ya da yerine imza atılması hâlinde bunun nasıl gösterileceği ayrı ayrı sorulur.
• Ek. Ek sayısı ve ne olduğu belirtilir; ekler belgeye numaralandırılarak eklenir.
• Dağıtım. Belgenin gereği ve bilgisi için gönderileceği yerler ayrı ayrı gösterilir.

Elektronik ortamda yazışma

Resmî yazışmalar elektronik ortamda da yapılabilir ve güvenli elektronik imza kullanılır. Elektronik imzalı belgenin fiziksel örneğinin nasıl çıkarılacağı, "belgenin aslı elektronik imzalıdır" ifadesinin nereye yazılacağı gibi ayrıntılar soru olarak çıkabilir. Elektronik imzanın hukuki geçerliliğiyle ilgili sorular için 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nu da birlikte çalışmak gerekir.

Nasıl çalışmalı?

Bu başlıkta kuralı okumak yetmez; bir örnek belgeyi önüne alıp her bölümü tek tek adlandırmak en hızlı yöntem. Ardından soru çözerken hangi bölümün sorulduğunu işaretlersen, birkaç yüz soru sonra sınavın hangi üç dört ayrıntıda ısrar ettiğini görürsün.

Dil ve yazım tarafı için Türkçe konuları yazımıza bakabilirsin.